JUBILEUSZ SZKOŁY - ORGANIZACJA

80-lecie liceum od A do Z, czyli jak zorganizowaliśmy jubileusz szkoły? 

Przykłady dobrych praktyk

Świętowanie jubileuszu szkoły to wyjątkowe wydarzenie dla wielu osób, ale też okazja do refleksji nad historią placówki, uhonorowania jej absolwentów, nauczycieli i pracowników oraz budowania więzi ze środowiskiem lokalnym. Dla naszej alma mater - I Liceum Ogólnokształcącego im. Tomasza Zana we Wschowie - tegoroczny jubileusz 80-lecia stał się impulsem do podjęcia działań, które pokazały, że szkoła to nie tylko budynek, ale ludzie – przeszłość, teraźniejszość i przyszłość.

Nad organizacją wydarzenia nasz zespół pracował wiele miesięcy, dlatego dzielimy się tym, co w tym okresie wypracowaliśmy. Zaangażowani byli wszyscy pracownicy szkoły i każdy miał przydzielone zadanie, za realizację którego był odpowiedzialny. Dzięki temu uniknęliśmy chaosu i wiedzieliśmy, że wszystko będzie dopięte na ostatni guzik.

Jednak to, co było najważniejsze, to wzajemne ZAUFANIE i POMOC. Dzięki temu jako ZESPÓŁ odnieśliśmy sukces, a uroczystość, w której wzięło udział ponad 500 osób, zyskała uznanie w oczach gości i uczestników Zjazdu Absolwentów.

Poniżej przykłady dobrych praktyk. Być może kogoś zainspirują lub ułatwią organizację podobnego wydarzenia.

A jak Agenda

Wyznaczenie daty i harmonogramu z wyprzedzeniem - jubileusz zaplanowany został ponad pół roku wcześniej, co pozwoliło ustalić dokładny termin, powołać zespół organizacyjny, podjąć decyzję o miejscu wydarzenia, zaprosić absolwentów, nauczycieli i gości, zamówić upominki i materiały promocyjne.

B jak Budżetowanie i wsparcie finansowe

Źródła finansowania – opłata wpisowa, środki pozyskane od sponsorów i samorządu; transparentność w informowaniu na co przeznaczone zostaną środki finansowe.

C jak Część oficjalna i Catering

Część oficjalna – szczegółowo zaplanowany scenariusz wydarzenia, który nie dopuszczał zmian w postaci dodatkowych przemówień. Konferansjerka prowadzona przez absolwenta szkoły. Wystąpienia gości zgodnie z zasadą precedencji, krótkie występy muzyczne uczniów i absolwentów, wspomnienie absolwenta szkoły, przemówienie przewodniczącego SU, krótki rys historyczny – „8 wydarzeń na 8 dekad szkoły”, wręczenie statuetek „Przyjaciela szkoły”. WAŻNE! Maksymalnie 1,5-2h. Warto dokładnie zaplanować czas i poinformować przemawiających o przewidzianym czasie na wystąpienie.

Catering – znalezienie firmy cateringowej, podpisanie umowy na świadczenie usług, ustalenie zasad obsługi gości oraz menu.

D jak Dekoracje

Dekoracje i scenografia – użycie symboli szkolnych, archiwalnych fotografii, motywów graficznych z dawnych lat – gazetki ze zdjęciami z różnych lat w wielu miejscach szkoły, wystawa sztandarów, kronik, pucharów. Stworzenie politycznej mapy świata, na której absolwenci mogą zaznaczać miejsca, z których przyjechali. Wykonanie dekoracji w salach i na korytarzach. Udekorowanie stołów, stworzenie ścianki balonowej do zdjęć.

E jak Ewaluacja i refleksja

Zbieranie opinii – przeprowadzenie ewaluacji po jubileuszu; ocena organizacji oraz zbieranie informacji na jej temat od gości i uczestników. Stworzenie galerii zdjęć z wydarzenia.

F jak Facebook i Folder

Facebook i media społecznościowe – sprawdzony sposób informowania o wydarzeniu oraz przekazywania wszelkich komunikatów. Na tydzień przed jubileuszem opublikowaliśmy post z informacją, że w kolejnych dniach podawane będą komunikaty organizacyjne. W tygodniu przed zjazdem informowaliśmy o miejscach, programie, posiłkach, etc. WAŻNE! Warto oznaczać wszystkich obserwujących i prosić o udostępnianie informacji, by dotrzeć do jak największego grona odbiorców.

Folder – opracowanie folderu dla uczestników zawierającego słowo wstępne od dyrektora szkoły; wspomnienia absolwentów; informacje o osobach, które odeszły; wymienionych przyjaciół szkoły; fakty z jej życia; podziękowania dla sponsorów.

G jak Goście

Lista gości – stworzenie wraz z organem prowadzącym listy oficjalnych gości, aktualizowanie jej; odnotowywanie osób, które potwierdziły udział w wydarzeniu.

H jak Harcerze i Strzelcy

Harcerze i Strzelcy – poproszenie służb mundurowych o wsparcie w zakresie organizacji wydarzenia w charakterze służb informacyjno-porządkowych

I jak Identyfikatory

Identyfikatory – wyznaczenie osób do przygotowania graficznego identyfikatorów, wydrukowania ich, pocięcia i poukładania alfabetycznie.

J jak Jakość

Jakość – świadomość jakości wpływa na poziom wydarzenia i determinuje działania zespołu.

K jak Korespondencja i Kawiarenka

Maile – prowadzenie korespondencji mailowej z kontrahentami w celu dopracowania szczegółów zamówień oraz zaproszonymi gośćmi w celu omówienia wystąpień i spraw organizacyjnych; informowanie ważnych gości o harmonogramie części oficjalnej.

„Kawiarenka pod Chmurką” – zorganizowanie kawiarenki, w której młodzież sprzedawała ciasto upieczone przez siebie i rodziców. Dochód ze sprzedaży zasilił konto Samorządu Uczniowskiego. Młodzież ubrana w koszulki z logo szkoły.

L jak Ludzie

Ludzie – najważniejszy z zasobów. Przed rozpoczęciem prac organizacyjnych dyrektor powinien szczegółowo przeanalizować zasoby ludzkie i zastanowić się nad przydziałem zadań. Zna on bowiem swój zespół i wie, na kim i w jakim stopniu może polegać. Przemyślany przydział obowiązków przekłada się na jakość organizacji wydarzenia.

Ł jak ławki i krzesła

Ławki - przemyślane ustawienie miejsc siedzących to podstawa komfortu uczestników jubileuszu. Trzeba zadbać o odpowiednią liczbę ławek i krzeseł, dostosowaną do przewidywanej liczby gości. W razie potrzeby warto skorzystać z życzliwości instytucji partnerskich i wypożyczyć dodatkowe wyposażenie (np. z domu kultury, szkoły podstawowej, urzędu). WAŻNE! Rozmieszczenie krzeseł powinno umożliwiać swobodne poruszanie się, dobre widzenie sceny oraz zachowanie ciągów komunikacyjnych. Warto zadbać także o wygodne miejsca dla gości honorowych i osób starszych.

M jak Muzyka

Występy artystyczne - zaproszenie do udziału w części oficjalnej absolwentów-artystów, występy szkolnego chóru, zespołu lub uczniów uzdolnionych muzycznie. WAŻNE! Występy nie mogą trwać za długo. U nas było to 5 utworów. Zatrudnienie DJ-a na bal absolwentów, np. również absolwenta.

N jak napisy, namioty i nagłośnienie

Napisy informacyjne – stworzenie napisów informacyjnych dla uczestników zjazdu. Wszystkie wykonane w takim samym stylu i formacie, oprawione w ramki.

Namioty – wynajęcie namiotów plenerowych dla uczestników zjazdu. Podpisanie umowy z firmą rozstawiającą. Znalezienie miejsca na ich rozstawienie.

Nagłośnienie – zadbanie o sprzęt nagłaśniający oraz obsługę techniczną sprzętu.

O jak Odpowiedzialność

Odpowiedzialność - organizując tak duże przedsięwzięcie cały zespół powinien mieć świadomość odpowiedzialności, która na nim ciąży. Zadaniem dyrektora jest podkreślać, jak ważne jest każde ogniwo, przyczyniające się do sukcesu wydarzenia. W naszym przypadku, by każdy poczuł się odpowiedzialny, stworzyliśmy listę zadań wraz z terminami realizacji, do których przypisaliśmy konkretne osoby. Dzięki temu, każdy wiedział co ma przygotować i czym się zająć.

P jak Parkingi

Parkingi – zadbanie o organizację parkingów dla gości i uczestników. U nas zorganizowany został oddzielny parking dla gości VIP. Harcerze, którzy sprawowali nad nim nadzór otrzymali listę gości, których mogą wpuścić w pierwszej kolejności. Informacje o parkingach pojawiły się na stronie szkoły, w mediach społecznościowych i lokalnych oraz na stronie organu prowadzącego.

R jak Rejestracja

Rejestracja uczestników – wyznaczenie nauczycieli opiekujących się wraz ze swoimi uczniami punktem rejestracji uczestników zjazdu. Wypożyczenie namiotów i ustawienie ich przed szkołą. Alfabetyczne listy uczestników, wydawanie identyfikatorów, bonów na posiłki oraz materiałów zjazdowych.

S jak Spokój

Spokój – organizacja tak dużego wydarzenia niesie ze sobą ogrom stresu i różnych emocji. Organizatorom zależy, by wszystko wypadło jak najlepiej, dlatego często dochodzi do napięć. WAŻNE! Warto zadbać o spokój wśród pracowników i dołożyć wszelkich starań, by unikać trudnych sytuacji. Ogromna w tym rola dyrektora, który powinien mieć zaufanie do swojego zespołu i pamiętać, że zatrudnia profesjonalistów.

T – tradycja

Tradycja – jubileusz szkoły niewątpliwie wiąże się z tradycjami, do których warto nawiązać podczas przemówień oraz wyeksponować je podczas organizacji wydarzenia. To wzmacnia i utrwala więzi z wcześniejszymi pokoleniami, a jednocześnie tworzy wizerunek szkoły jako miejsca dbającego o pamięć o tych, którzy tworzyli historię placówki. To może być np. zapalenie przez uczniów świec na grobach nauczycieli i pracowników szkoły.

U jak upominki, materiały zjazdowe

Upominki/pamiątki – torby i kubki z logo szkoły, pendrive z wgranymi materiałami o szkole, folder, krówki z wizerunkiem szkoły

W jak wspomnienia

Księga pamiątkowa – podczas jubileuszu warto wyłożyć Księgę pamiątkową, do której mogą wpisywać się zaproszeni goście oraz absolwenci. Można wyłożyć ją przy kolejnym jubileuszu szkoły lub zapełniać jej strony podczas spotkań kolejnych roczników.

Z jak Zaproszenia i zgłoszenia

Zaproszenia tradycyjne – stworzenie w Canvie zaproszeń dla gości oficjalnych, wyznaczenie osoby do wypisania ich oraz do wydrukowania i rozniesienia.

Zgłoszenia – ustalenie form zgłaszania uczestników zjazdu – poprzez e-formularz, telefonicznie lub osobiście w sekretariacie szkoły.

Jubileusz 80-lecia I LO we Wschowie pokazał, że przy dobrej organizacji, zaangażowaniu społeczności szkolnej oraz otwartości i wzajemnemu zaufaniu, można stworzyć wydarzenie, które łączy pokolenia, celebruje historię i buduje tożsamość. To nie tylko święto – to inwestycja w pamięć i ducha szkoły na kolejne dekady.

Mam nadzieję, że opracowany przeze mnie alfabet będzie pomocny wszystkim, którzy stoją przed wyzwaniem organizacji jubileuszu szkoły i zjazdu absolwentów.

                                                                                                   Agata Karolczyk-Kozyra

                                                                                                      Kreatywny Polonista

Fot. Tomasz Wojnarowski ForestFilms

Więcej zdjęć na ZAN TV